Implantação da LGPD nos Cartórios: Regras e Proteção de Dados
A implantação da LGPD nos cartórios harmoniza a proteção de dados pessoais com a obrigatoriedade da publicidade registral e a perenidade dos livros públicos.
Última atualização:
Por Equipe Editorial do 5º Tabelionato de Notas do Recife — Redação jurídica assistida por IA · 5º Tabelionato de Notas de Recife
Em resumo
- A implantação da LGPD nos cartórios harmoniza a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) com a publicidade obrigatória dos atos notariais e registrais.
- A coleta de dados pelas serventias fundamenta-se no cumprimento de obrigação legal e no exercício regular de funções públicas Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
- O acesso a certidões permanece público como regra geral, mas o fornecimento de dados sensíveis ou protegidos exige requerimento fundamentado ou ordem judicial.
- A exclusão de registros de livros oficiais é vedada para garantir a segurança jurídica e a perpetuidade do acervo público.
Como funciona a implantação da LGPD nos cartórios?
A implantação da LGPD nos cartórios é o processo de adaptação de tabelionatos e registros às regras da Lei nº 13.709/2018. O objetivo principal é proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade dos cidadãos durante a prestação dos serviços extrajudiciais.
As serventias notariais e registrais exercem serviço público delegado por meio de seus titulares Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Por essa razão, a implantação da LGPD nos cartórios difere do setor privado. O tratamento de dados no cartório não depende de consentimento prévio do usuário quando a finalidade for a lavratura de ato praticado no exercício da atribuição legal.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) regulamentou os parâmetros dessa adequação por meio de provimentos consolidados Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. Essas normas definem a responsabilidade dos delegatários quanto ao armazenamento, à gestão do acesso e às rotinas de segurança cibernética dos sistemas internos.
Para organizar o atendimento sem comprometer as rotinas de trabalho, a gestão da serventia utiliza ferramentas formais. Você pode entender como essas etapas são operacionalizadas lendo nosso artigo sobre como estruturar POPs e processos internos em cartórios.
Quais dados pessoais o cartório pode coletar e tratar?
O cartório pode coletar e tratar todos os dados pessoais necessários para a qualificação das partes e identificação dos bens. Essa coleta abrange nome, estado civil, profissão, número do CPF, RG e endereço residencial.
A base legal para essa coleta é o cumprimento de obrigação legal pelo tabelião ou oficial registrador Lei nº 8.935/1994, art. 6º. O cidadão não pode recusar o fornecimento das informações exigidas por lei para a prática do ato notarial ou registral.
A implantação da LGPD nos cartórios exige que a coleta siga o princípio da minimização. O atendente recolhe apenas os dados indispensáveis ao ato. Solicitações de informações adicionais sem finalidade jurídica ou procedimental são expressamente proibidas.
No tratamento de dados de menores de idade ou vulneráveis, adota-se proteção reforçada. Nesses casos, a serventia armazena apenas o estritamente indispensável para qualificar os representantes legais ou preservar o direito de incapazes.
Como o cartório deve emitir certidões mantendo a publicidade e a proteção de dados?
A emissão de certidões deve conciliar o princípio da publicidade com as normas da LGPD. Qualquer pessoa pode solicitar certidão de ato público sem demonstrar interesse específico, desde que o ato não corra sob segredo de justiça ou norma especial restritiva.
Para atender à implantação da LGPD nos cartórios, a serventia adota controles de rastreabilidade. O requerente de certidões de inteiro teor ou de pesquisas em índices de dados precisa identificar-se no momento da solicitação.
Você pode consultar detalhes adicionais sobre as modalidades de certidão no texto sobre certidão de inteiro teor. As informações sigilosas, como adoção ou investigações de paternidade em segredo de justiça, somente são fornecidas mediante certidão específica autorizada por decisão judicial.
O uso de sistemas informatizados permite registrar quem solicitou a informação, quando a solicitação ocorreu e qual dado foi disponibilizado. Essa rastreabilidade garante transparência e impede o uso indevido de dados pessoais por terceiros.
Quais medidas de segurança da informação são obrigatórias nos cartórios?
As medidas de segurança da informação nos cartórios englobam salvaguardas físicas, administrativas e tecnológicas. Essas ações previnem vazamentos de dados, acessos não autorizados e perda acidental de livros e arquivos digitais.
A governança cibernética é regulamentada pelo Conselho Nacional de Justiça no âmbito do foro extrajudicial Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. As serventias são obrigadas a manter rotinas de cópia de segurança (backup) com armazenamento fora do local da serventia e com criptografia de dados.
Entre as principais exigências tecnológicas da implantação da LGPD nos cartórios, destacam-se:
- Controle individualizado de acesso por meio de senhas fortes e autenticação em dois fatores.
- Monitoramento contínuo de redes e servidores com registro de logs de auditoria.
- Plano de resposta a incidentes de segurança e comunicação imediata às autoridades competentes.
- Anonimização ou pseudonimização de dados em ambientes de testes de software.
Quando a serventia constata um incidente de segurança que represente risco relevante aos titulares, o responsável deve comunicar a Corregedoria-Geral de Justiça e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). A rápida identificação é elemento indispensável da governança cartorária.
Além da segurança em banco de dados, a serventia utiliza instrumentos como a ata notarial para registrar fatos da rede mundial de computadores de forma autêntica. Saiba mais acessando nosso guia sobre ata notarial e provas digitais.
O cidadão pode pedir a exclusão de seus dados pessoais do registro público?
O cidadão não pode pedir a exclusão de seus dados pessoais constantes de atos lavrados em livros oficiais. A publicidade, a segurança jurídica e a perpetuidade do acervo público impedem o apagamento de dados do registro público.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais prevê expressamente que o direito de eliminação não se aplica às hipóteses de conservação necessárias ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. A atuação das serventias enquadra-se rigorosamente nessa exceção normativa Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
Caso ocorra alteração posterior de um dado (como mudança de estado civil ou retificação de prenome), o procedimento correto é a realização de uma averbação na margem do ato original. O registro primário permanece preservado para manter o histórico das relações jurídicas.
O direito do titular fica restrito à atualização ou correção de dados inexatos. Pedidos de anonimização ou bloqueio só são admitidos em dados secundários mantidos para fins administrativos do balcão de atendimento, sem relação com os livros de notas e registros públicos.
Checklist de documentos
Para solicitar o atendimento público em conformidade com as regras da LGPD, apresente a seguinte documentação:
- [ ] Documento oficial de identidade com foto do requerente (RG, CNH ou identidade profissional).
- [ ] Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ativo do interessado.
- [ ] Comprovante de residência atualizado (emitido há menos de 90 dias).
- [ ] Requerimento escrito fundamentado, quando a certidão contiver dado pessoal de consulta restrita.
- [ ] Procuração com poderes específicos, se a solicitação for realizada por meio de representante legal.
- [ ] Termo de ciência sobre o tratamento de dados pessoais no atendimento de balcão (fornecido pelo cartório).
Na prática
Caso 1: Solicitação de certidão com dados sigilosos do Registro Civil
Um cidadão compareceu ao registro civil das pessoas naturais para requerer uma certidão de nascimento de inteiro teor de um familiar. O atendente verificou que o assento original continha averbação referente a processo de Adoção. Conforme as regras de segurança decorrentes da implantação da LGPD nos cartórios, a emissão da certidão de inteiro teor não pôde ser feita diretamente no balcão. O interessado foi informado da necessidade de apresentar autorização do juiz corregedor competente. O procedimento preservou o direito à privacidade da família e cumpriu a exigência de segredo de justiça.
Caso 2: Atualização de dados cadastrais em escritura no Tabelionato de Notas
Uma usuária identificou um erro na digitação de seu sobrenome em uma escritura pública de compra e venda lavrada há dez anos. Ela solicitou a eliminação total do documento antigo com base no direito de exclusão da LGPD. O tabelião explicou que os livros notariais não podem ter folhas excluídas por força da obrigação legal de conservação Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Para resolver o problema, lavrou-se uma rerratificação notarial, averbando a correção sem apagar o histórico original. O ato manteve a higidez do acervo notarial e garantiu a retificação do dado.
O que costuma dar errado
- Exigir consentimento prévio para a prática de ato notarial: Trata-se de erro conceitual. O cartório trata dados com base no cumprimento de obrigação legal e no exercício da função pública delegada Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Exigir termo de consentimento para lavrar escritura ou registro é desnecessário.
- Negar emissão de certidão sob justificativa genérica de aplicação da LGPD: O princípio da publicidade dos registros públicos continua pleno. O cartório não pode recusar o fornecimento de certidão comum sem fundamentação legal específica.
- Atender pedidos de exclusão definitiva de atos do livro notarial: Atos lavrados em livros oficiais são perpétuos. O responsável pelo cartório não pode apagar informações dos assentos sob alegação de direito ao esquecimento.
- Deixar de registrar a identificação de quem pesquisa os índices do cartório: A emissão de certidões e as buscas em acervos devem manter registros internos de auditabilidade. O cartório deve guardar a identificação de quem solicitou a informação.
- Coletar dados desnecessários no balcão de atendimento: Solicitar dados pessoais sem relação com o ato notarial viola o princípio da minimização. A serventia deve restringir a coleta aos dados previstos nas normas aplicáveis.
Base legal
- Lei nº 8.935/1994, art. 1º — Define a finalidade dos serviços notariais e registrais de garantir publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Planalto
- Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Estabelece as atribuições dos notários no exercício de sua função pública Lei nº 8.935/1994, art. 6º. Planalto
- Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I — Regula as disposições gerais e a gestão dos serviços extrajudiciais em âmbito nacional Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. Portal do CNJ
- Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II — Define os parâmetros de gestão, segurança da informação e governança aplicáveis aos serviços notariais e de registro Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. Portal do CNJ
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 23 — Dispõe sobre o tratamento de dados pessoais pelas pessoas jurídicas de direito público e delegatários de serviços públicos. Nota normativa: Dispositivo não incluído no recorte de dados original, mas vigente e aplicável. Planalto
- Lei nº 6.015/1973, art. 16 — Trata do princípio da publicidade dos registros públicos e das exceções legais. Nota normativa: Dispositivo não incluído no recorte de dados original, mas vigente e aplicável. Planalto
Conclusão e próximos passos
A implantação da LGPD nos cartórios reforçou a transparência e a segurança jurídica na prestação do serviço extrajudicial. O equilíbrio entre o princípio da publicidade e a proteção da privacidade assegura a integridade das informações do cidadão sem prejuízo da confiabilidade dos atos notariais e registrais.
Se você precisa solicitar atos ou certidões, certifique-se de apresentar seus documentos oficiais de identificação. O atendimento do balcão está preparado para prestar informações de forma transparente e alinhada às exigências da legislação nacional.
Fale com o cartório
Você tem dúvidas sobre a apresentação de documentos ou a solicitação de certidões? Entre em contato com nossa equipe de atendimento para receber orientação clara sobre o seu procedimento. O tabelionato de notas está à disposição para acolher seus pedidos e garantir a correta aplicação das normas legais.
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FAQ
Como funciona a implantação da LGPD nos cartórios?
A implantação da LGPD nos cartórios estabelece padrões de segurança e controle de acesso a dados pessoais. O procedimento concilia o cumprimento do dever legal com o princípio da publicidade dos registros públicos.
Quais dados pessoais o cartório pode coletar e tratar?
A serventia coleta e trata dados estritamente necessários para a lavratura de atos e atos de registro públicos, com base na hipótese legal de cumprimento de obrigação legal e regulatória.
Como o cartório deve emitir certidões mantendo a publicidade e a proteção de dados?
A emissão de certidões segue o princípio da publicidade, mas exige identificação do requerente em casos específicos. Dados sensíveis e sigilosos são protegidos por segredo de justiça ou exigência de autorização judicial.
Quais medidas de segurança da informação são obrigatórias nos cartórios?
As serventias devem adotar controle de acesso por níveis, armazenamento criptografado, registro de logs de auditoria e treinamento contínuo de colaboradores em governança de dados.
O cidadão pode pedir a exclusão de seus dados pessoais do registro público?
Não. Os registros públicos possuem finalidade de perpetuidade e segurança jurídica. A exclusão de dados lavrados em livros oficiais é vedada, pois prevalece o dever legal de conservação dos atos.
O cartório precisa do consentimento do cidadão para lavrar um ato notarial?
Não. O tratamento de dados pessoais promovido pelos serviços notariais e registrais é realizado para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e exercício regular de funções públicas (art. 7º, II, e art. 23 da LGPD).
Como é feita a retificação de dados incorretos no cartório?
Caso haja dado inexato no assento notarial ou registral, não se deleta o texto original. Realiza-se a rerratificação notarial ou a averbação de retificação à margem do ato, preservando o histórico público.
Qual é o papel do CNJ na adequação dos cartórios à LGPD?
O Conselho Nacional de Justiça edita diretrizes nacionais unificadas, como o Provimento CNJ nº 149/2023, disciplinando os controles cibernéticos, prazos de retenção de logs e regras de segurança da informação.
O que acontece em caso de incidente de segurança com dados no cartório?
Na ocorrência de vazamento ou acesso não autorizado que possa gerar risco aos titulares, o delegatário deve notificar a Corregedoria-Geral de Justiça e a ANPD, acionando o plano de mitigação de danos.
Dados de menores de idade possuem tratamento especial no cartório?
Sim. Aplica-se a regra da minimização estrita. Apenas os dados estritamente exigidos pelas normas registrais para qualificação de incapazes e seus representantes são coletados e armazenados.
Qual a diferença entre dados do balcão de atendimento e dados dos livros oficiais?
Dados coletados em rotinas meramente administrativas do balcão (como senhas de atendimento) não integram os livros públicos e podem ser eliminados. Os atos lavrados nos livros notariais são perpétuos.
Qualquer pessoa pode pedir certidão de um ato notarial de terceiro?
Sim, o princípio da publicidade garante a qualquer pessoa o direito de certidão. Todavia, exige-se identificação formal do solicitante e observância das ressalvas legais de segredo de justiça.
Base legal
- provimento_cnj 149 2023 — Provimento CNJ nº 149/2023
- provimento_cnj 149 2023 — Provimento CNJ nº 149/2023
- lei_federal 8.935 1994 — Lei nº 8.935/1994
- lei_federal 6.015 1973 — Lei nº 6.015/1973
- lei_federal 13.709 2018 — Lei nº 13.709/2018 (LGPD)
- lei_federal 8.935 1994 — Lei nº 8.935/1994
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