Autenticação de Cópias: O Que É, Validade Legal e Como Fazer Passo a Passo
Precisa entregar documentos importantes, mas tem medo de perder ou danificar os originais? Entenda o que é a cópia autenticada, quando ela é exigida e como a nova autenticação digital pode facilitar a sua vida.
Última atualização:
5º Tabelionato de Notas de Recife
Entregar os seus documentos originais nas mãos de terceiros — seja para fechar um negócio, assumir uma vaga de emprego ou dar entrada em um processo — sempre gera aquela insegurança. E se o papel for perdido, amassado ou rasgado? Tirar a segunda via de documentos como diplomas, escrituras ou registros civis pode ser uma verdadeira dor de cabeça.
A solução jurídica e segura para esse problema é muito simples: a Cópia Autenticada.
Embora seja um procedimento comum, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o que pode ou não ser autenticado e qual é a real validade desse papel. Neste guia rápido, vamos explicar como funciona a autenticação de cópias e como ela protege os seus documentos mais valiosos.
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O que é a Autenticação de Cópias?
A autenticação é um ato realizado no Cartório de Notas onde o Tabelião (ou um escrevente autorizado) atesta que a cópia de um documento é exatamente igual e fiel ao seu original.
Ao conferir a cópia e aplicar o selo de autenticidade, o carimbo e a assinatura, o cartório concede a essa cópia a chamada "fé pública". Isso significa que, para a lei e para as instituições, aquela cópia passa a ter o mesmo valor e a mesma validade legal do documento original.
Quando a Cópia Autenticada é exigida?
Sempre que uma instituição precisar reter o documento nos arquivos dela para comprovação legal, ela provavelmente pedirá uma cópia autenticada. As situações mais rotineiras incluem:
- Negócios Imobiliários: Para a elaboração de contratos de compra e venda, locação ou financiamentos bancários.
- Empresas e Sociedades: Na abertura de empresas, alterações de contrato social ou licitações públicas.
- Educação e Concursos: Matrículas em universidades, posse em cargos públicos (concursos) e comprovação de títulos.
- Processos Judiciais ou Administrativos: Para anexar provas e certidões sem o risco de perder os originais no fórum.
- Vistos e Cidadania: Em processos de imigração onde o consulado exige a retenção dos papéis.
Como funciona o passo a passo no Cartório?
O processo físico é bastante rápido:
- Você deve comparecer ao Cartório de Notas levando o documento original. (Não é possível autenticar a cópia de outra cópia).
- O funcionário do cartório fará a cópia (ou conferirá a cópia que você já levou) lado a lado com o original.
- Estando tudo idêntico, sem edições ou cortes, ele aplica o selo material, assina e cobra a taxa tabelada pelo Estado.
O que NÃO PODE ser autenticado?
O cartório é obrigado a recusar a autenticação se o documento original apresentar problemas que comprometam a sua veracidade. Fique atento, pois não é possível autenticar documentos originais que estejam:
- Rasurados, adulterados ou com trechos apagados/ilegíveis.
- Escritos a lápis.
- Com espaços em branco não inutilizados.
- Documentos impressos da internet que não possuam código de verificação ou assinatura digital validável.
A Grande Novidade: Autenticação Digital
Se você precisa enviar um documento autenticado para outra cidade ou país por e-mail, a tecnologia já está a seu favor!
Através da CENAD (Central Notarial de Autenticação Digital), você pode levar o seu documento original ao cartório (ou enviar um documento que já seja nato-digital) e o tabelião emitirá uma cópia autenticada em formato PDF, assinada com certificado digital. Esse arquivo pode ser enviado por WhatsApp ou e-mail com total validade jurídica em todo o território nacional.
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Ganhe tempo e evite burocracia nos seus negócios
A autenticação de cópias é apenas a ponta do iceberg em processos complexos como a compra de um imóvel, a elaboração de contratos empresariais ou processos de cidadania. Um único documento faltando (ou com a autenticação incorreta) pode travar meses de planejamento.
Se você está organizando a documentação para um negócio importante e não tem tempo a perder em filas de cartório ou despachantes, contar com uma assessoria jurídica especializada é o melhor investimento para sua paz de espírito.
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