Implantación de la LGPD en Notarías: Reglas y Datos
La implantación de la LGPD en las notarías armoniza la protección de datos personales con la obligatoriedad de la publicidad registral y la perpetuidad de los libros públicos.
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Por Equipo Editorial de la 5ª Notaría de Recife — Redacción jurídica asistida por IA · 5º Tabelionato de Notas de Recife
Nota contextual: Este contenido describe el derecho notarial y registral brasileño.
Em resumo
- La implantación de la LGPD en las notarías (Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil - Lei nº 13.709/2018) armoniza la normativa de protección de datos con la publicidad obligatoria de los actos notariales y registrales.
- La recogida de datos por parte de las oficinas se fundamenta en el cumplimiento de una obligación legal y en el ejercicio regular de funciones públicas Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
- El acceso a las certificaciones se mantiene público como regla general, pero la entrega de datos sensibles o protegidos exige una solicitud motivada o una orden judicial.
- La supresión de asientos en los libros oficiales está prohibida para garantizar la seguridad jurídica y la perpetuidad del archivo público.
¿Cómo funciona la implantación de la LGPD en las notarías y registros?
La implantación de la LGPD en las notarías y registros es el proceso de adaptación de las oficinas notariales y registrales a las reglas de la Lei nº 13.709/2018 (Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil). El objetivo principal es proteger los derechos fundamentales de libertad y privacidad de los ciudadanos durante la prestación de los servicios extrajudiciales.
Las oficinas notariales y registrales ejercen un servicio público delegado a través de sus titulares Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Por este motivo, la implantación de la LGPD en las notarías difiere del sector privado. El tratamiento de datos en la oficina registral o notarial no depende del consentimiento previo del usuario cuando la finalidad sea el otorgamiento de un acto practicado en el ejercicio de su atribución legal.
El Conselho Nacional de Justiça (CNJ - Consejo Nacional de Justicia de Brasil) reguló los parámetros de esta adecuación mediante disposiciones consolidadas Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. Estas normas definen la responsabilidad de los delegatorios respecto al almacenamiento, la gestión de accesos y las rutinas de ciberseguridad de los sistemas internos.
Para organizar la atención al público sin comprometer las rutinas de trabajo, la dirección de la oficina utiliza herramientas formales. Puede comprender cómo se operacionalizan estas etapas leyendo nuestro artículo sobre cómo estructurar POPs y procesos internos en notarías.
¿Qué datos personales puede recopilar y tratar la notaría o registro?
La oficina notarial o registral puede recopilar y tratar todos los datos personales necesarios para la identificación de las partes y la especificación de los bienes. Esta recogida abarca nombre, estado civil, profesión, número de CPF (código de identificación fiscal brasileño), documento de identidad y domicilio habitual.
La base legal para esta recogida es el cumplimiento de una obligación legal por parte del notario o registrador oficial Lei nº 8.935/1994, art. 6º. El ciudadano no puede negarse a facilitar la información exigida por ley para la formalización del acto notarial o registral.
La implantación de la LGPD en las notarías exige que la recogida siga el principio de minimización. El empleado recopila únicamente los datos indispensables para el acto. Las solicitudes de información adicional sin finalidad jurídica o procedimental están expresamente prohibidas.
En el tratamiento de datos de menores de edad o personas vulnerables, se adopta una protección reforzada. En estos casos, la oficina almacena únicamente lo estrictamente indispensable para identificar a los representantes legales o preservar los derechos de los incapaces.
¿Cómo debe emitir certificaciones la notaría manteniendo la publicidad y la protección de datos?
La emisión de certificaciones (certidões) debe conciliar el principio de publicidad con las normas de la LGPD. Cualquier persona puede solicitar la certificación de un acto público sin necesidad de demostrar un interés específico, siempre que el acto no se encuentre bajo secreto judicial o norma especial restrictiva.
Para dar cumplimiento a la implantación de la LGPD en las notarías, la oficina adopta controles de trazabilidad. El solicitante de certificaciones literales (de inteiro teor) o de búsquedas en los índices de datos debe identificarse en el momento de la solicitud.
Puede consultar detalles adicionales sobre las modalidades de certificación en el texto sobre certidão de inteiro teor. La información confidencial, como adopciones o investigaciones de paternidad bajo secreto judicial, únicamente se facilita mediante una certificación específica autorizada por resolución judicial.
El uso de sistemas informáticos permite registrar quién solicitó la información, cuándo se produjo la solicitud y qué dato fue facilitado. Esta trazabilidad garantiza la transparencia e impide el uso indebido de datos personales por parte de terceros.
¿Qué medidas de seguridad de la información son obligatórias en las notarías y registros?
Las medidas de seguridad de la información en las notarías y registros engloban salvaguardas físicas, administrativas y tecnológicas. Estas acciones previenen filtraciones de datos, accesos no autorizados y la pérdida accidental de libros y archivos digitales.
La gobernanza cibersegura está regulada por el Conselho Nacional de Justiça en el ámbito de la función extrajudicial Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. Las oficinas están obligadas a mantener rutinas de copia de seguridad (backup) con almacenamiento fuera de las instalaciones de la oficina y con cifrado de datos.
Entre las principales exigencias tecnológicas de la implantación de la LGPD en las notarías, destacan:
- Control individualizado de acceso mediante contraseñas robustas y autenticación de doble factor.
- Monitorización continua de redes y servidores con registro de registros de auditoría (logs).
- Plan de respuesta a incidentes de seguridad y comunicación inmediata a las autoridades competentes.
- Anonimización o seudonimización de datos en entornos de pruebas de software.
Cuando la oficina constata un incidente de seguridad que represente un riesgo relevante para los titulares, el responsable debe comunicarlo a la Corregedoria-Geral de Justiça (Órgano de Inspección Judicial) y a la Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD - Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil). La rápida identificación es un elemento indispensable de la gobernanza registral y notarial.
Además de la seguridad en bases de datos, la oficina utiliza instrumentos como la acta notarial para registrar hechos de la red mundial de ordenadores de forma auténtica. Obtenga más información accediendo a nuestra guía sobre acta notarial y pruebas digitales.
¿Puede el ciudadano solicitar la supresión de sus datos personales del registro público?
El ciudadano no puede solicitar la supresión de sus datos personales que consten en actos formalizados en libros oficiales. La publicidad, la seguridad jurídica y la perpetuidad del archivo público impiden el borrado de datos del registro público.
La Ley General de Protección de Datos Personales prevé expresamente que el derecho de supresión no se aplica a los supuestos de conservación necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria por parte del responsable del tratamiento. La actuación de estas oficinas se encuadra estrictamente en esta excepción normativa Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
En caso de que se produzca una modificación posterior de un dato (como un cambio de estado civil o una rectificación de nombre), el procedimiento correcto es la realización de una anotación marginal (averbação) en el acto original. El asiento primario permanece preservado para mantener el historial de las relaciones jurídicas.
El derecho del titular queda restringido a la actualización o corrección de datos inexactos. Las solicitudes de anonimización o bloqueo solo se admiten en datos secundarios mantenidos para fines administrativos de la atención en ventanilla, sin relación con los libros de notas y registros públicos.
Checklist de documentos
Para solicitar la atención al público en conformidad con las reglas de la LGPD, presente la siguiente documentación:
- [ ] Documento oficial de identidad con fotografía del solicitante (RG, CNH o carné profesional).
- [ ] Cadastro de Pessoas Físicas (CPF - documento de identificación fiscal) activo del interesado.
- [ ] Comprobante de domicilio actualizado (emitido hace menos de 90 días).
- [ ] Solicitud escrita y motivada, cuando la certificación contenga un dato personal de consulta restringida.
- [ ] Poder con facultades específicas, si la solicitud se realiza mediante representante legal.
- [ ] Documento de información sobre el tratamiento de datos personales en la atención en ventanilla (facilitado por la oficina).
Na prática
Caso 1: Solicitud de certificación con datos confidenciales del Registro Civil
Un ciudadano acudió al Registro Civil de las Personas Físicas para solicitar una certificación literal de nacimiento (certidão de inteiro teor) de un familiar. El empleado verificó que el asiento original contenía una anotación marginal referente a un proceso de adopción. Conforme a las reglas de seguridad derivadas de la implantación de la LGPD en las notarías y registros, la emisión de la certificación literal no pudo realizarse directamente en la ventanilla. Se informó al interesado de la necesidad de presentar una autorización del juez inspector competente. El procedimiento preservó el derecho a la intimidad de la familia y cumplió el requisito de reserva judicial.
Caso 2: Actualización de datos de registro en escritura en la Notaría
Una usuaria identificó un error en la mecanografía de su apellido en una escritura pública de compraventa otorgada diez años atrás. Solicitó la eliminación total del documento antiguo basándose en el derecho de supresión de la LGPD. El notario le explicó que los libros notariales no pueden sufrir la eliminación de hojas por fuerza de la obligación legal de conservación Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Para resolver el problema, se otorgó una escritura de rectificación y ratificación, anotando la corrección al margen sin borrar el historial original. El acto mantuvo la integridad del archivo notarial y garantizó la rectificación del dato.
O que costuma dar errado
- Exigir consentimiento previo para el otorgamiento de un acto notarial: Se trata de un error conceptual. La notaría trata datos sobre la base del cumplimiento de una obligación legal y el ejercicio de la función pública delegada Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Exigir un documento de consentimiento para otorgar una escritura o inscripción es innecesario.
- Denegar la emisión de una certificación bajo la justificación genérica de aplicación de la LGPD: El principio de publicidad de los registros públicos sigue siendo pleno. La oficina no puede rechazar la expedición de una certificación ordinaria sin una fundamentación legal específica.
- Atender solicitudes de supresión definitiva de actos del libro notarial: Los actos otorgados en libros oficiales son perpetuos. El responsable de la oficina no puede borrar información de los asientos alegando el derecho al olvido.
- Omitir el registro de identificación de quien consulta los índices de la oficina: La emisión de certificaciones y las búsquedas en los archivos deben mantener registros internos de auditabilidad. La oficina debe conservar la identificación de quien solicitó la información.
- Recopilar datos innecesarios en la ventanilla de atención: Solicitar datos personales sin relación con el acto notarial vulnera el principio de minimización. La oficina debe restringir la recogida a los datos previstos en la normativa aplicable.
Base legal
- Lei nº 8.935/1994 (Ley de Servicios Notariales y Registrales), art. 1º — Define la finalidad de los servicios notariales y registrales de garantizar la publicidad, autenticidad, seguridad y eficacia de los actos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Planalto
- Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Establece las atribuciones de los notarios en el ejercicio de su función pública Lei nº 8.935/1994, art. 6º. Planalto
- Provimento CNJ nº 149/2023 (Disposición nº 149/2023 del CNJ), Libro I — Regula las disposiciones generales y la gestión de los servicios extrajudiciales a nivel nacional Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. Portal do CNJ
- Provimento CNJ nº 149/2023, Libro II — Define los parámetros de gestión, seguridad de la información y gobernanza aplicables a los servicios notariales y de registro Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. Portal do CNJ
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 23 — Dispone sobre el tratamiento de datos personales por parte de las personas jurídicas de derecho público y delegatorios de servicios públicos. Nota normativa: Precepto no incluido en la selección de datos original, pero vigente y aplicable. Planalto
- Lei nº 6.015/1973 (Ley de Registros Públicos), art. 16 — Regula el principio de publicidad de los registros públicos y las excepciones legales. Nota normativa: Precepto no incluido en la selección de datos original, pero vigente y aplicable. Planalto
Conclusão e próximos passos
La implantación da LGPD nos cartórios (implantación de la LGPD en las notarías) ha reforzado la transparencia y la seguridad jurídica en la prestación de los servicios extrajudiciales. El equilibrio entre el principio de publicidad y la protección de la intimidad asegura la integridad de la información del ciudadano sin perjuicio de la confiabilidad de los actos notariales y registrales.
Si necesita solicitar actos o certificaciones, asegúrese de presentar sus documentos oficiales de identidad. El personal de atención en ventanilla está preparado para facilitar información de forma transparente y alineada con las exigencias de la legislación nacional brasileña.
FAQ
¿Cómo funciona la implantación de la LGPD en las notarías y registros?
La implantación de la LGPD en las notarías y registros establece estándares de seguridad y control de acceso a datos personales. El procedimiento concilia el cumplimiento del deber legal con el principio de publicidad de los registros públicos.
¿Qué datos personales puede recopilar y tratar la notaría o registro?
La oficina recopila y trata datos estrictamente necesarios para el otorgamiento de actos notariales e inscripciones públicas, sobre la base legal del cumplimiento de una obligación legal y reglamentaria.
¿Cómo debe emitir certificaciones la notaría manteniendo la publicidad y la protección de datos?
La emisión de certificaciones sigue el principio de publicidad, pero exige la identificación del solicitante en casos específicos. Los datos sensibles y confidenciales están protegidos por el secreto judicial o la exigencia de autorización judicial.
¿Qué medidas de seguridad de la información son obligatorias en las notarías y registros?
Las oficinas deben adoptar control de acceso por niveles, almacenamiento cifrado, registro de logs de auditoría y formación continua de los empleados en gobernanza de datos.
¿Puede el ciudadano solicitar la supresión de sus datos personales del registro público?
No. Los registros públicos tienen como finalidad la perpetuidad y la seguridad jurídica. La supresión de datos contenidos en libros oficiales está prohibida, prevaleciendo el deber legal de conservación de los actos.
¿Necesita la notaría el consentimiento del ciudadano para otorgar un acto notarial?
No. El tratamiento de datos personales llevado a cabo por los servicios notariales y registrales se realiza para el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria y el ejercicio regular de funciones públicas (art. 7, II, y art. 23 de la LGPD).
¿Cómo se realiza la rectificación de datos incorrectos en la notaría?
En caso de que exista un dato inexacto en el asiento notarial o registral, no se elimina el texto original. Se realiza una escritura de rectificación y ratificación o una anotación marginal de rectificación, preservando el historial público.
¿Cuál es el papel del CNJ en la adecuación de las notarías a la LGPD?
El Consejo Nacional de Justicia aprueba directrices nacionales unificadas, como la Disposición CNJ nº 149/2023, regulando los controles cibernéticos, plazos de conservación de registros e instrucciones de seguridad de la información.
¿Qué ocurre en caso de incidente de seguridad con datos en la notaría?
Ante la ocurrencia de una filtración o acceso no autorizado que pueda generar un riesgo para los titulares, el delegatorio debe notificar a la Corregedoria-Geral de Justiça y a la ANPD, activando el plan de mitigación de daños.
¿Tienen los datos de menores de edad un tratamiento especial en la notaría?
Sí. Se aplica la regla de estricta minimización. Solo se recopilan y almacenan los datos estrictamente exigidos por la normativa registral para la identificación de incapaces y sus representantes.
¿Cuál es la diferencia entre los datos de la ventanilla de atención y los datos de los libros oficiales?
Los datos recabados en rutinas meramente administrativas de la ventanilla (como los números para el turno de atención) no forman parte de los libros públicos y pueden ser eliminados. Los actos inscritos en los libros notariales son perpetuos.
¿Puede cualquier persona solicitar una certificación de un acto notarial de un tercero?
Sí, el principio de publicidad garantiza a cualquier persona el derecho a obtener una certificación. No obstante, se exige la identificación formal del solicitante y el respeto a las reservas legales por secreto judicial.
Base legal
- provimento_cnj 149 2023 — Provimento CNJ nº 149/2023
- provimento_cnj 149 2023 — Provimento CNJ nº 149/2023
- lei_federal 8.935 1994 — Lei nº 8.935/1994
- lei_federal 6.015 1973 — Lei nº 6.015/1973
- lei_federal 13.709 2018 — Lei nº 13.709/2018 (LGPD)
- lei_federal 8.935 1994 — Lei nº 8.935/1994
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