Implantação da LGPD nos Cartórios: Mapeamento e Regras

A implantação da LGPD nos cartórios estabelece o conjunto de regras organizacionais para adaptar os serviços notariais e registrais à Lei nº 13.709/2018.

Última atualização:

Por Equipe Editorial Notarial — Redação jurídica assistida por IA · 5º Tabelionato de Notas de Recife

Em resumo

  • A implantação da LGPD nos cartórios estabelece o conjunto de regras organizacionais e de segurança da informação para adaptar os serviços notariais e de registro à Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
  • Os serviços notariais e registrais têm por finalidade garantir publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º, o que exige fundamentar o tratamento de dados no cumprimento de obrigação legal.
  • O mapeamento de dados pessoais identifica a origem, o fluxo interno, o armazenamento e a destinação de cada informação processada na serventia extrajudicial.
  • A publicidade registral permanece assegurada por lei, contudo a expedição de certidões e consultas observa os limites normativos para proteger informações sigilosas e dados sensíveis.

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Como funciona a implantação da LGPD nos cartórios para tratar dados pessoais?

A implantação da LGPD nos cartórios é o procedimento institucional de adequação das rotinas extrajudiciais às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018). Esse processo abrange desde o atendimento presencial no balcão até a gestão dos acervos digitais e físicos do estabelecimento notarial ou registral.

Para estruturar essa adequação, o titular da serventia extrajudicial estabelece um plano de governança em privacidade. Esse plano define papéis claros para prepostos e substitutos, alinhando a rotina ao Provimento CNJ nº 149/2023 Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. A adequação não paralisa os serviços prestados, pois a atividade extrajudicial possui respaldo legal específico para coletar informações.

O foco da implantação da LGPD nos cartórios está na minimização da coleta e na proteção contra vazamentos. A serventia avalia cada formulário e documento solicitado, mantendo em seus bancos de dados apenas as informações estritamente necessárias para a qualificação das partes e formalização dos atos. Para aprofundar as bases operacionais dessa gestão, veja nosso artigo sobre a implantação da LGPD nos cartórios e regras de atendimento.

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Quais dados os cartórios podem coletar para praticar atos notariais e registrais?

Durante a implantação da LGPD nos cartórios, mapeiam-se as bases legais que justificam a requisição de informações pessoais dos usuários. A principal hipótese de tratamento nos serviços extrajudiciais é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, nos termos das atribuições conferidas aos notários e registradores Lei nº 8.935/1994, art. 6º.

Você deve apresentar documentos de identificação oficial como RG, CPF, comprovante de residência e certidões de estado civil. Esses dados são indispensáveis para garantir a certeza sobre a identidade das partes e a segurança do ato jurídico. A coleta dessas informações não exige o consentimento do cidadão, pois deriva de imposição da legislação federal e das normas da Corregedoria-Geral de Justiça.

Entretanto, se o cartório solicitar informações adicionais para finalidades conveniadas ou facilidades não obrigatórias por lei, essa coleta exigirá consentimento destacado do titular. A implantação da LGPD nos cartórios separa com clareza os atos estritamente regulados daquelas rotinas acessórias e opcionais.

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Como conciliar a publicidade dos registros públicos com a LGPD nos cartórios?

A conciliação entre a publicidade e a privacidade é um dos pilares da implantação da LGPD nos cartórios. A publicidade dos atos registrais e notariais é um dever legal destinado a conferir eficácia e oponibilidade perante terceiros Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Portanto, a LGPD não revogou a obrigação de expedir certidões.

A harmonização ocorre mediante a observância dos canais e formas legais de emissão de certidões. No [Tabelionato de Notas] e no [Registro de Imóveis], a publicidade é oferecida na forma da lei, impedindo a devassa indiscriminada de cadastros por buscas em bloco sem interesse legítimo demonstrado, ressalvadas as pesquisas em centrais eletrônicas regulamentadas pelo [Conselho Nacional de Justiça (CNJ)].

Quando o registro envolver dados protegidos pelo direito à intimidade ou por segredo de justiça, a serventia emite a certidão mediante autorização judicial ou requerimento fundamentado do próprio titular. Em sistemas integrados como o [Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP)], as consultas observam os níveis de acesso e controle previstos na norma federal Lei nº 14.382/2022, art. 3º. Entenda mais lendo nosso texto sobre gestão cartorária e normas do CNJ.

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Quais as rotinas de segurança e mapeamento de dados obrigatórias na implantação da LGPD nos cartórios?

A implantação da LGPD nos cartórios exige a execução rigorosa do inventário de dados pessoais, também conhecido como Data Mapping. Esse mapeamento registra o ciclo de vida da informação dentro do estabelecimento, abrangendo a recepção, o processamento, o compartilhamento com órgãos governamentais e o arquivamento definitivo.

A serventia extrajudicial adota medidas organizacionais e técnicas essenciais, tais como:

  • Nomeação do Encarregado (DPO): indicação de profissional responsável por intermediar a comunicação entre o cartório, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
  • Elaboração do Inventário de Dados: planilha detalhada indicando quais dados são coletados, onde ficam armazenados e quem possui permissão de acesso.
  • Revisão de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): inclusão de diretrizes de proteção de dados em cada etapa de atendimento e lavratura de atos.
  • Segurança da Informação: implementação de cópias de segurança (backup) criptografadas, controle de portas lógicas, antivírus corporativo e registros de auditoria (logs de acesso).

A formalização de processos internos garante que a equipe atue em conformidade com o plano de privacidade. Para entender como estruturar esses manuais, consulte o guia sobre como estruturar POPs e processos internos em cartórios.

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Quem responde pelo descumprimento das regras de proteção de dados na serventia extrajudicial?

Na implantação da LGPD nos cartórios, atribui-se ao titular da serventia (tabelião ou registrador) a condição de controlador do tratamento de dados pessoais no exercício de sua atividade delegada Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. Por essa razão, a responsabilidade pela adequada gestão das informações é direta.

Se ocorrer um incidente de segurança ou o vazamento de dados por negligência da equipe, o titular da serventia pode responder administrativemente perante a Corregedoria-Geral de Justiça estadual e o Conselho Nacional de Justiça. As sanções administrativas incluem advertência, multa e até suspensão do exercício da delegação, conforme o regime disciplinar da categoria.

Além da esfera administrativa, o usuário lesado pode pleitear reparação civil por eventuais danos materiais ou morais decorrentes do tratamento inadequado de suas informações. Daí decorre a necessidade de manter a implantação da LGPD nos cartórios continuamente atualizada, auditada e documentada.

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Checklist de adequação da LGPD no cartório

  • [ ] Mapear todos os fluxos de entrada, trâmite e saída de dados pessoais no cartório.
  • [ ] Nomear formalmente o Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e divulgar seu contato no canal de atendimento.
  • [ ] Elaborar o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD) para rotinas de maior risco.
  • [ ] Adaptar os minutas de requerimentos, aditivos contratuais de colaboradores e termos de terceirizados.
  • [ ] Treinar toda a equipe de escreventes, auxiliares e substitutos sobre dever de confidencialidade.
  • [ ] Implementar controle de acesso restrito aos arquivos físicos e pastas digitais de trabalho.
  • [ ] Configurar rotina de backup criptografado fora do ambiente local e com plano de recuperação de desastres.

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Na prática

Caso 1: Solicitação de cópia de documento pessoal por usuário no balcão

Um usuário comparece à serventia solicitando fotocópia do documento de identidade de um terceiro que participou de uma escritura lavrada no mês anterior. O escrevente informa que, no processo de implantação da LGPD nos cartórios, o acervo de documentos arquivados em pasta própria não é de acesso livre sem a demonstração de interesse legítimo ou previsão em norma de regência. O escrevente fornece a certidão do ato notarial requerida, mas recusa a entrega da cópia do documento pessoal do terceiro, preservando a privacidade do titular sem violar a publicidade do ato notarial.

Caso 2: Compartilhamento de dados com centrais eletrônicas obrigatórias

Um cidadão questiona por que seus dados de qualificação inseridos em uma escritura de compra e venda foram enviados a uma central de serviços eletrônicos compartilhados. O titular da serventia esclarece que a transferência de dados decorre de cumprimento de obrigação legal e provimentos das corregedorias para viabilizar a fiscalização e a integração dos serviços públicos Lei nº 14.382/2022, art. 3º. Como a operação é amparada por dever normativo, o tratamento é válido e dispensa o consentimento prévio do usuário.

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O que costuma dar errado

  • Solicitar consentimento do cidadão para atos obrigatórios por lei: A base legal para atos notariais e registrais é o cumprimento de dever legal. Exigir assinatura em termo de consentimento para lavar escritura gera confusão jurídica.
  • Permitir acesso genérico de escreventes a todos os bancos de dados: A implantação da LGPD nos cartórios exige restringir os acessos de cada colaborador às pastas e sistemas necessários para a execução de sua tarefa específica.
  • Ignorar a segurança dos arquivos físicos: A proteção de dados pessoais não se limita aos sistemas eletrônicos; pastas em papel e fichários devem permanecer trancados e protegidos contra acesso não autorizado.
  • Deixar de atualizar o inventário de dados ao criar novo serviço: Sempre que a serventia implementa uma nova ferramenta de atendimento ou sistema, o fluxo de dados precisa ser mapeado e incluído no inventário.

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  • Lei nº 8.935/1994, art. 1º Lei nº 8.935/1994, art. 1º — Define que os serviços notariais e de registro são organizados para garantir publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.
  • Lei nº 8.935/1994, art. 6º Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Estabelece as atribuições e deveres dos notários na lavratura dos atos e gestão da serventia.
  • Lei nº 14.382/2022, art. 3º Lei nº 14.382/2022, art. 3º — Disciplina o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP) e o tráfego de dados entre serventias e órgãos públicos.
  • Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II — Consolida os deveres dos delegatários quanto à aplicação das normas de proteção de dados pessoais no âmbito extrajudicial.
  • Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I — Dispõe sobre a organização geral e a gestão administrativa do foro extrajudicial brasileiro.
  • Nota normativa — Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Regulamenta o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado.

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Rodapé editorial

Equipe Editorial Notarial e Registral

Data da última revisão jurídica: 25 de agosto de 2026

Versão do documento: 1.0

Âmbito territorial: Nacional (Brasil)

Aviso: Este conteúdo possui caráter estritamente informativo e educativo, com base na legislação e normas administrativas vigentes. Não substitui a orientação jurídica personalizada prestada por profissional habilitado nem vincula a qualificação registral de casos concretos submetidos à apreciação notarial.

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