Gestão Cartorária, Normas do CNJ e LGPD: Guia
A gestão cartorária integra normas do CNJ e a LGPD para garantir compliance, segurança jurídica e proteção no tratamento de dados pessoais no foro extrajudicial.
Última atualização:
Por Equipe Editorial do 5º Tabelionato de Notas do Recife — Redação jurídica assistida por IA · 5º Tabelionato de Notas de Recife
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| PILARES DA GESTÃO CARTORÁRIA |
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| 1. Segurança Jurídica --> Aplicação da Lei nº 8.935/1994 e Código Civil |
| 2. Governança do CNJ --> Provimentos operacionais e metas de compliance |
| 3. Proteção de Dados --> LGPD aplicada aos registros e livros oficiais |
| 4. Qualidade e Gestão --> Padronização de processos internos e auditorias |
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Como se caracteriza a responsabilidade individual de notários e registradores?
A responsabilidade de notários e registradores é direta e individual. Os titulares das serventias extrajudiciais respondem pelos danos causados a terceiros por culpa ou dolo na prestação dos serviços. Eles também respondem pelos atos praticados por seus prepostos (escreventes e substitutos).
A responsabilidade criminal é estritamente pessoal e subjetiva. A legislação penal brasileira não admite responsabilidade penal objetiva nem responsabilidade penal da pessoa jurídica da serventia, pois a serventia não possui personalidade jurídica própria.
Em termos criminais, o tabelião ou registrador responde individualmente apenas se praticar, concorrer para a prática ou omitir dolosamente um dever funcional relativo a um ato ilícito tipificado em lei.
Na esfera administrativa e disciplinar, o titular responde perante a Corregedoria-Geral de Justiça competente. As sanções disciplinares aplicáveis incluem advertência, multa, suspensão e perda da delegação nos casos mais graves previstos na Lei nº 8.935/1994.
Você pode conferir detalhes sobre livros e responsabilidades no texto sobre gestão cartorária e LGPD.
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| ESFERAS DE RESPONSABILIDADE DO TITULAR |
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| Civil --> Reparação patrimonial por danos a terceiros (subjetiva). |
| Administrativa --> Penalidades aplicadas pela Corregedoria de Justiça. |
| Criminal --> Individualizada, decorrente de conduta dolosa ou culposa. |
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O cartório pode atender requisição de certidão enviada por WhatsApp por assessor judicial?
Não. O cartório não pode fornecer certidões ou documentos com base em mensagens informais de aplicativo, como WhatsApp, mesmo quando enviadas por assessores ou servidores do Poder Judiciário.
A transmissão de informações e certidões judiciais entre tribunais e cartórios deve obedecer aos canais oficiais e homologados de comunicação institucional. Entre esses canais estão os sistemas eletrônicos oficiais como o CRC-Jud, Penhora Online, SISBAJUD e os barramentos de interoperabilidade do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Lei nº 14.382/2022, art. 3º).
Se um assessor de vara judicial solicitar uma certidão de óbito ou cópia de documento por mensagem de WhatsApp, o procedimento correto exige orientar o solicitante a formalizar o pedido via canal oficial.
O atendimento por mensagens informais vulnera a segurança da informação e viola os controles da LGPD. Ele impede a confirmação da identidade e da autoridade da autoridade solicitante, gerando o risco de vazamento indevido de dados pessoais.
A formalização garante o rastreamento do pedido, preserva a cadeia de custódia da informação e assegura a adequada escrituração dos atos no âmbito do Registro Civil das Pessoas Naturais.
Quais são os requisitos de governança e contratação de terceirizados para prêmios de qualidade como o PQTA?
A conquista de premiações de qualidade, como o Prêmio Qualidade Total Anoreg (PQTA), e a certificação nas normas ISO (como a ISO 9001 e ISO 27001) exigem a estruturação de um sistema sólido de governança corporativa na serventia.
A contratação de empresas terceirizadas (prestadores de serviços de TI, limpeza, segurança, consultoria e custódia de documentos) exige um protocolo prévio de homologação de fornecedores.
As etapas fundamentais desse protocolo incluem:
- Análise de integridade jurídica: Verificação de certidões negativas trabalhistas, fiscais e cíveis da empresa contratada.
- Contrato com cláusulas de LGPD: Exigência formal de concordância com o papel de operador de dados, estipulando dever de sigilo, dever de notificação de incidentes e penalidades em caso de descumprimento.
- Acordo de Nível de Serviço (SLA): Definição clara dos prazos de entrega, níveis de disponibilidade de sistemas e suporte técnico.
- Política de Segurança da Informação: Auditoria do controle de acesso lógico e físico concedido a colaboradores terceirizados.
- Treinamento contínuo: Realização de capacitações periódicas em compliance e proteção de dados com a equipe interna e prestadores externos.
Consulte mais informações no nosso artigo detalhado sobre implantação da LGPD nos cartórios.
Como os princípios da publicidade notarial e da proteção de dados pessoais se harmonizam na rotina cartorária?
A publicidade é o princípio fundamental dos serviços notariais e registrais, destinado a garantir eficácia, autenticidade e segurança jurídica aos atos praticados (Lei nº 8.935/1994, art. 1º). Contudo, a publicidade cartorária não é irrestrita ou ilimitada.
A LGPD aplica-se aos cartórios e exige a ponderação entre o direito fundamental de acesso à informação pública e a proteção do direito à privacidade do titular dos dados.
A harmonização dos dois princípios ocorre da seguinte forma:
- Certidões em breve relatório: São expedidas publicamente para qualquer solicitante, contendo os elementos necessários para demonstrar a situação jurídica do ato, sem expor dados pessoais excessivos ou desnecessários.
- Certidões de inteiro teor: Exigem a comprovação de interesse legítimo ou autorização judicial em hipóteses específicas legalmente protegidas (como segredo de justiça, dados sensíveis do registro civil ou adoção).
- Pesquisas por CPF/CNPJ: São disciplinadas pelos provimentos da Corregedoria Nacional de Justiça e pelo SERP, visando coibir a devassa de patrimônio sem a devida identificação do solicitante (Lei nº 14.382/2022, art. 3º).
O tratamento de dados pessoais para a expedição de certidões ampara-se no cumprimento de dever legal pelo oficial, mantendo-se o registro contábil e o controle de acesso de cada pedido.
Checklist de governança e compliance cartorário
- [ ] Mapeamento de dados (Data Mapping): Identificar todos os fluxos de coleta, processamento, armazenamento e eliminação de dados pessoais na serventia.
- [ ] Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD): Elaborar documento de avaliação de riscos para processos que tratam dados sensíveis ou em larga escala.
- [ ] Política de Segurança da Informação: Definir regras formais de senhas, acesso biométrico, controle de perfis de usuário e uso de dispositivos móveis.
- [ ] Matriz de controle de terceirizados: Exigir termo de compromisso de confidencialidade e cláusulas de conformidade com a LGPD em todos os contratos com fornecedores.
- [ ] Canal de atendimento ao titular de dados: Disponibilizar meio acessível para que usuários e cidadãos solicitem informações sobre o tratamento de seus dados.
- [ ] Plano de Resposta a Incidentes: Manter protocolo de contingência e notificação à Corregedoria e à ANPD em caso de vazamento de dados.
Na prática
Caso 1: Solicitação informal de documento via aplicativo por serventuário da Justiça
Uma serventia de registro civil recebeu uma mensagem via WhatsApp emitida por um assessor de gabinete de vara de família pedindo a emissão urgente de uma segunda via de certidão de óbito. O funcionário do cartório informou gentilmente que o sistema CRC-Jud ou a via postal formal deveria ser utilizada. O cartório disponibilizou o canal oficial no mesmo dia e cumpriu o pedido dentro do prazo legal com registro de auditoria, garantindo a proteção dos dados pessoais envolvidos.
Caso 2: Auditoria de conformidade LGPD em contratação de software de gestão
Durante o processo de preparação para a auditoria do PQTA, um tabelionato de notas identificou que o contrato mantido com a empresa prestadora do sistema de informática não possuía cláusula de responsabilidade por dados pessoais. O tabelião formalizou um aditivo contratual estabelecendo os deveres do fornecedor na condição de operador de dados, prevendo testes periciais de vulnerabilidade a cada seis meses. A medida elevou a pontuação da serventia nos critérios de governança e segurança jurídica.
O que costuma dar errado
- Atender pedidos informais de autoridades: Enviar cópias de atos ou dados de usuários por redes sociais ou e-mails pessoais não institucionais. Correção: Exigir a formalização por meio de ofício assinado digitalmente ou pelos sistemas eletrônicos homologados pelo CNJ.
- Fornecer certidão de inteiro teor sem verificar hipóteses legais de sigilo: Liberar informações sobre dados sensíveis (como adoção ou alteração de gênero) sem requisição judicial ou autorização legal. Correção: Aplicar a conferência prévia da natureza do assento antes de emitir a certidão.
- Deixar de assinar termos de confidencialidade com colaboradores terceirizados: Permitir o acesso de técnicos de informática ou terceiros aos bancos de dados do cartório sem vinculo contratual expresso sobre a LGPD. Correção: Incluir anexos específicos de sigilo e conformidade com a LGPD em todos os contratos de prestação de serviços.
- Confundir publicidade com livre acesso indiscriminado a banco de dados: Considerar que a publicidade do registro autoriza a raspagem automatizada de dados da serventia por empresas privadas. Correção: Restringir acessos automatizados e observar os provimentos do CNJ sobre pesquisas integradas.
Base legal
- Lei nº 8.935/1994, art. 1º — Estabelece que os serviços notariais e de registro são de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
- Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Define as atribuições e deveres dos notários na lavratura de atos e guarda dos livros Lei nº 8.935/1994, art. 6º.
- Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I — Regula as disposições gerais do foro extrajudicial, fiscalização e compliance administrativo das serventias Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I.
- Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II — Define a consolidação de normas relativas aos serviços notariais e registrais no âmbito nacional Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II.
- Lei nº 14.382/2022, art. 3º — Institui o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP) para modernizar o atendimento intercartorário e a transmissão de informações Lei nº 14.382/2022, art. 3º.
- Nota normativa sobre a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais aplica-se aos cartórios para garantir que o tratamento de dados pessoais ocorra com finalidade pública, transparência e segurança.
Perguntas frequentes
Como funciona a gestão cartorária integrada às normas do CNJ e à LGPD?
A gestão cartorária integrada concilia as normas administrativas e técnicas fixadas pelo CNJ com os princípios de proteção de dados da LGPD. As rotinas internas do cartório passam por mapeamento de processos, implementação de medidas de segurança cibernética e treinamento continuado dos escreventes. O objetivo é assegurar a plena validade dos atos notariais e registrais com total integridade e transparência.
Como se caracteriza a responsabilidade individual de notários e registradores?
A responsabilidade civil do titular da serventia é subjetiva e pessoal pelos danos que causar no exercício de sua função pública. Na esfera criminal, a responsabilidade é estritamente individualizada e exige a comprovação de dolo ou culpa do titular. A serventia extrajudicial não tem personalidade jurídica própria, de modo que a responsabilidade não incide sobre o cartório como instituição, mas sobre o delegado.
O cartório pode atender requisição de certidão enviada por WhatsApp por assessor judicial?
Não. Solicitações de certidões feitas por canais informais de mensagens não devem ser atendidas. As comunicações oficiais entre o Poder Judiciário e os cartórios devem ser transmitidas por meio dos sistemas eletrônicos homologados pelo CNJ (como CRC-Jud ou e-SISP) ou por ofício assinado digitalmente. A formalização previne o vazamento de dados e cumpre as diretrizes da LGPD.
Quais são os requisitos de governança e contratação de terceirizados para prêmios de qualidade como o PQTA?
Para atender aos critérios do PQTA e das normas ISO, a serventia deve instituir um controle rigoroso na homologação de fornecedores terceirizados. Isso inclui exigência de certidões de regularidade, assinatura de termos de confidencialidade e inclusão de cláusulas contratuais relativas à LGPD. Além disso, a serventia deve manter planos formais de contingência e auditorias periódicas de processos.
Como os princípios da publicidade notarial e da proteção de dados pessoais se harmonizam na rotina cartorária?
A harmonização ocorre delimitando a forma e o alcance da publicidade. Os atos notariais e registrais mantêm sua publicidade legal por meio da expedição de certidões. No entanto, o fornecimento de certidões de inteiro teor com dados sensíveis ou informações protegidas por segredo legal exige a validação do interesse legítimo do requerente ou autorização judicial, impedindo o uso indevido dos dados para finalidades estranhas ao ato.
Rodapé editorial
Texto elaborado pela equipe editorial do 5º Tabelionato de Notas do Recife.
Data de revisão jurídica: 12 de outubro de 2026.
Versão: 1.0.
Aviso: Este conteúdo possui caráter exclusivamente informativo e institucional, destinado a esclarecer o funcionamento da gestão cartorária e do compliance notarial. Ele não substitui a consulta direta às normas oficiais dos órgãos correcionais ou a orientação jurídica adequada para casos concretos.
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