Aplicación de la LGPD en Servicios Notariales y Registrales: Guía

Nota de contexto: Este contenido describe el marco normativo del derecho notarial y registral brasileño.

Este artículo responde

• ¿Cómo funciona la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales?
• ¿Cómo conciliar la publicidad registral con la protección de datos de la LGPD?
• ¿Cuáles son los derechos de los titulares de datos ante las oficinas extrajudiciales?
• ¿Qué medidas de seguridad de la información deben adoptar las notarías y registros?
• ¿Cómo trata el Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) los datos personales?

En resumen

• La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales armoniza la obligación legal de otorgar fe pública a los actos jurídicos con la protección frente a la exposición indebida de datos personales de los ciudadanos.
• El tratamiento de datos en el sector extrajudicial deriva del cumplimiento de una obligación legal y del ejercicio de una función pública, por lo que prescinde del consentimiento previo para los actos típicos, pero exige finalidad, proporcionalidad y seguridad.
• Los datos de registro secundarios que no forman parte del texto público de la certificación no se pueden compartir libremente ni utilizar para fines comerciales o de marketing.
• El Consejo Nacional de Justicia (CNJ, Conselho Nacional de Justiça) reguló las rutinas de adaptación interna mediante directrices operativas obligatorias para todas las oficinas extrajudiciales del país.

¿Cómo funciona la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales?

La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales se orienta por la naturaleza pública de la actividad delegada a los notarios (tabeliães) y registradores Lei nº 8.935/1994, art. 1º. La Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018; Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil) establece que las oficinas extrajudiciales (serventias extrajudiciais) realizan el tratamiento de datos personales en calidad de personas jurídicas de derecho público relativas al cumplimiento de su función pública.

En la práctica, la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales no impide la autorización de escrituras, el registro de inmuebles o los asientos de nacimiento. Estas actividades se fundamentan en el supuesto legal de cumplimiento de una obligación legal y reglamentaria Lei nº 8.935/1994, art. 6º. El ciudadano que acude a una notaría (tabelionato de notas) no necesita firmar un consentimiento para formalizar su escritura pública, ya que el acto deriva de una determinación expresa de la ley.

Sin embargo, la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales exige que el tratamiento se limite estrictamente a la finalidad pública del acto notarial o registral. La oficina recoge los datos personales indispensables para calificar a las partes, garantizar la seguridad jurídica y prevenir fraudes. Los datos excedentes, como preferencias personales o teléfonos de contacto conservados en el archivo interno, reciben una protección reforzada y no forman parte de la publicidad irrestricta del archivo notarial.

Usted encontrará directrices detalladas sobre la estructura de gobernanza en el artículo sobre la implantación de la LGPD en las notarías y registros, que aborda el mapeo del flujo de datos en las oficinas extrajudiciales.

¿Cómo conciliar la publicidad registral con la protección de datos de la LGPD?

El gran desafío práctico referente a la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales radica en la armonización entre el principio de publicidad de los registros públicos y el derecho fundamental a la privacidad. Los servicios registrales y notariales existen para dotar de publicidad, autenticidad y eficacia a los actos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º.

La publicidad notarial y registral se lleva a cabo mediante la expedición de certificaciones (certidões), testimonios (traslados) y consultas a los libros oficiales. La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales establece que la emisión de certificaciones debe respetar los límites fijados por las leyes especiales de la actividad. Cualquier persona puede solicitar la certificación de un registro inmobiliario o de un acto notarial sin necesidad de justificar el motivo, siempre que el acto sea público por su propia naturaleza.

No obstante, la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales impide la entrega de listados masivos, informes consolidados de propietarios por barrio o bases de datos estructuradas con fines de prospección comercial. La publicidad se limita a la emisión de certificaciones individuales sobre actos determinados. Asimismo, las certificaciones que involucren secreto de sumario, filiación adoptiva o procedimientos de cambio de nombre exigen autorización judicial previa o la demostración de un interés legítimo cualificado.

Para profundizar en las reglas de acceso a documentos públicos y restricciones legales, consulte el análisis sobre certificaciones de registro y la LGPD, que describe el tratamiento aplicable a los requerimientos judiciales y administrativos.

¿Cuáles son los derechos de los titulares de datos ante las oficinas extrajudiciales?

La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales garantiza al ciudadano, en su condición de titular de datos personales, los derechos de transparencia, información y rectificación. Usted puede solicitar a la unidad registral o a la notaría la confirmación de la existencia del tratamiento de sus datos en la base de datos administrativa de la oficina.

Es fundamental comprender los límites de los derechos de los titulares en el contexto extrajudicial. La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales no permite al usuario solicitar la supresión, anonimización o bloqueo de datos obrantes en libros notariales o registros públicos. Esto se debe a que el registrador y el notario tienen la obligación legal de custodia perpetua y conservación del archivo notarial y registral Lei nº 8.935/1994, art. 6º.

Si el titular detecta un error material en su nombre, estado civil o calificación en un registro o escritura pública, la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales garantiza el derecho a solicitar la rectificación del dato. La rectificación se tramitará mediante el procedimiento administrativo de rectificación o anotación (averbação) previsto en la legislación específica, asegurando la integridad e historicidad del registro público.

¿Qué medidas de seguridad de la información deben adoptar las notarías y registros?

La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales impone rigurosas obligaciones técnicas para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad del archivo físico y digital Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. El Consejo Nacional de Justicia (CNJ) y la Inspección General de Justicia (Corregedoria-Geral de Justiça) establecen normas de ciberseguridad que deben cumplir las oficinas de todo el país.

Entre las medidas indispensables para posibilitar la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales, destacan:

• Control de acceso lógico: restricción del acceso a los datos de registro y sistemas internos exclusivamente a los oficiales actuantes y empleados debidamente autorizados.
• Cifrado de datos: protección de los datos almacenados en servidores y transmitidos a través de redes de comunicación, evitando el acceso indebido en caso de interceptación.
• Pistas de auditoría (logs): registro exhaustivo e inalterable de todas las búsquedas, consultas y modificaciones realizadas en los sistemas de datos de la notaría o del registro de la propiedad.
• Plan de respuesta ante incidentes: protocolo estructurado para la notificación inmediata a la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD, Autoridade Nacional de Proteção de Dados) y a la Inspección competente en caso de brecha de seguridad.
• Formación del personal: capacitación periódica de todos los colaboradores y auxiliares sobre el tratamiento seguro de la información de los usuarios.

Además de las medidas tecnológicas, las unidades extrajudiciales mantienen controles estrictos en la destrucción de borradores, minutas no utilizadas y documentos presentados por el público en la ventanilla de atención, reduciendo los riesgos de filtración presencial.

Usted puede consultar detalles sobre las rutinas internas y procedimientos operativos en el artículo sobre gestión notarial/registral y LGPD.

¿Cómo trata el Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) los datos personales?

La modernización del sistema extrajudicial brasileño culminó con la creación del Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP), instituido por la Lei nº 14.382/2022 Lei nº 14.382/2022, art. 3º. La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales adquiere especial relevancia con el SERP, ya que este sistema integra en formato digital los fondos documentales de las oficinas registrales de todo el país.

La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales en el ámbito del SERP garantiza que el acceso remoto a los datos de la finca registral (matrícula), trabas de bienes o registros de títulos y documentos se realice de forma segura y trazable. La plataforma electrónica adopta un sistema de autenticación cualificada que exige la identificación precisa de quien solicita la búsqueda o la certificación digital.

El Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) preserva la privacidad de los usuarios al prohibir las búsquedas por nombre o número de identificación fiscal (CPF) orientadas a elaborar perfiles patrimoniales de forma indiscriminada por parte de usuarios comunes sin un interés legítimo acreditado conforme a la ley. De este modo, la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales electrónicos equilibra el acceso simplificado a los servicios públicos con la protección frente a indagaciones patrimoniales injustificadas.

Lista de comprobación operativa para la adaptación a la LGPD

Esta lista ayuda a las unidades notariales y registrales a verificar de manera práctica los aspectos necesarios para la efectiva aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales:

• [ ] Designar al Delegado de Protección de Datos (DPO) y difundir sus datos de contacto en los entornos físico y digital de la oficina.
• [ ] Mapear todos los flujos de recogida, tratamiento, cesión y archivo de datos personales de la oficina.
• [ ] Actualizar los avisos de privacidad expuestos en la ventanilla de atención al público y en la página web de la unidad.
• [ ] Establecer una política de control de acceso mediante contraseñas individuales y autenticación de doble factor en los sistemas internos.
• [ ] Implantar una política formal de destrucción segura de minutas, copias de documentos y borradores físicos.
• [ ] Formalizar anexos contractuales con proveedores de software y servicios informáticos que incluyan cláusulas estrictas de protección de datos.
• [ ] Estructurar un procedimiento estandarizado para atender las solicitudes de los titulares de datos dentro del plazo reglamentario.

En la práctica

Caso 1: Solicitud de certificación de inmueble y alegación de infracción de la LGPD

Un ciudadano acudió al Registro de la Propiedad (Registro de Imóveis) y solicitó una certificación literal (certidão de inteiro teor) de la finca registral perteneciente a su vecino. Al enterarse de la solicitud, el propietario de la finca exigió que el registrador denegara la certificación, alegando que su entrega constituiría un incumplimiento de la LGPD al exponer sus datos contractuales.

Solución: El registrador de la propiedad explicó de forma fundamentada la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales. En virtud de la Ley de Registros Públicos de Brasil (Lei nº 6.015/1973) Lei nº 8.935/1994, art. 1º, la finca registral tiene carácter público, lo que permite a cualquier persona solicitar la certificación sin necesidad de justificación. No obstante, los datos ajenos al asiento registral (como el teléfono de contacto conservado en la recepción) se mantuvieron protegidos, expidiéndose la certificación conforme exige la legislación.

Caso 2: Solicitud de supresión de nombre en escritura pública de compraventa

Tras figurar su nombre en una escritura pública de compraventa otorgada en una notaría tres años atrás, una de las partes notificó al notario solicitando la supresión definitiva de sus datos del libro de protocolo, invocando el "derecho al olvido" contemplado en la LGPD.

Solución: El notario desestimó motivadamente la solicitud. Debido a la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales, el tratamiento de los datos contenidos en los libros notariales se rige por el deber de conservación perpetua de las escrituras Lei nº 8.935/1994, art. 6º. El titular tiene derecho a la corrección de datos inexactos, pero no a la supresión de un acto jurídico válido otorgado bajo fe pública.

Errores frecuentes

• Exigir un consentimiento firmado para el otorgamiento de un acto notarial: El acto notarial o registral se basa en una obligación legal Lei nº 8.935/1994, art. 6º. Recabar el consentimiento genera la falsa impresión de que la persona puede revocarlo en cualquier momento.
• Facilitar bases de datos completas a empresas de marketing: La publicidad de las oficinas se realiza mediante certificaciones individualizadas. Proporcionar listados consolidados vulnera la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales.
• Confundir el derecho de rectificación con el derecho de supresión: Los libros notariales y los registros públicos son inalterables en su sustancia y no admiten la cancelación de asientos por la sola voluntad del titular.
• Omitir el registro de logs de acceso a las imágenes de los documentos: Las consultas internas al archivo digitalizado deben dejar rastro auditable para exigir responsabilidades en caso de filtración.
• Compartir credenciales de acceso a los sistemas de la oficina: El uso de contraseñas genéricas impide identificar a la persona que accedió a los datos o los modificó.

Base legal

• Lei nº 8.935/1994, art. 1º — Define que los servicios notariales y de registro están destinados a garantizar la publicidad, autenticidad, seguridad y eficacia de los actos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º. Enlace oficial: Lei nº 8.935/1994.
• Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Establece las funciones de los notarios en el ejercicio de sus atribuciones públicas de fe pública Lei nº 8.935/1994, art. 6º. Enlace oficial: Lei nº 8.935/1994.
• Lei nº 14.382/2022, art. 3º — Instituye el Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) para la desburocratización y consulta electrónica de los servicios registrales Lei nº 14.382/2022, art. 3º. Enlace oficial: Lei nº 14.382/2022.
• Provimento CNJ nº 149/2023, Libro II — Consolida las normas generales aplicables a los servicios notariales y de registro en materia de seguridad y gobernanza Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II. Enlace oficial: Provimento CNJ nº 149/2023.
• Provimento CNJ nº 149/2023, Libro I — Regula los principios fundamentales y la organización de la función pública extrajudicial Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I. Enlace oficial: Provimento CNJ nº 149/2023.
• Nota normativa: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 23 — El precepto regula el tratamiento de datos por parte de personas jurídicas de derecho público y delegados de servicios públicos para el cumplimiento de sus funciones legales. El texto normativo íntegro está disponible en Lei nº 13.709/2018.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona la aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales?

La aplicación de la LGPD en los servicios notariales y registrales se efectúa mediante el tratamiento de datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales y deberes de fe pública. Las oficinas extrajudiciales recogen y almacenan los datos estrictamente necesarios para garantizar la seguridad jurídica de los actos.

¿Cómo conciliar la publicidad registral con la protección de datos de la LGPD?

La conciliación entre la publicidad oficial y la LGPD se realiza restringiendo accesos indiscriminados a datos sensibles que no formen parte de la esencia del acto registral o notarial, expidiendo certificaciones según los límites de la ley especial y las disposiciones del Consejo Nacional de Justicia (CNJ).

¿Cuáles son los derechos de los titulares de datos ante las oficinas extrajudiciales?

Los titulares pueden solicitar la confirmación del tratamiento, así como el acceso y la corrección de datos inexatos. Sin embargo, no pueden exigir la supresión ni la anonimización de los datos contenidos en los libros de escrituras y registros públicos, puesto que existe la obligación legal de su conservación perpetua.

¿Qué medidas de seguridad de la información deben adoptar las notarías y registros?

Las oficinas extrajudiciales deben implementar controles de acceso según niveles de privilegio, cifrado de datos en tránsito y en reposo, planes de respuesta ante incidentes de seguridad y registros auditales de las consultas realizadas a los fondos digitales.

¿Cómo trata el Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) los datos personales?

El Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) centraliza la consulta de actos registrales por medios electrónicos, aplicando la LGPD mediante la restricción de datos excesivos, la exigencia de identificación del solicitante y la trazabilidad total de los accesos a los registros de datos.

Pie editorial

• Redacción y revisión: Equipo Editorial de la 5ª Notaría de Recife (5º Tabelionato de Notas do Recife)
• Fecha de la última revisión jurídica: 30 de marzo de 2026
• Ámbito de aplicación: Norma Federal brasileña (Ley General de Protección de Datos Personales y Disposiciones del Consejo Nacional de Justicia)
• Versión: 2.1 — Adaptación PEAN

Aviso: Este contenido tiene un carácter exclusivamente informativo e instructivo sobre la práctica de los servicios notariales y registrales brasileños. No sustituye el asesoramiento jurídico específico prestado en casos concretos por notarios, registradores u otros profesionales del derecho.

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