Gestão Notarial e Registral, Normas do CNJ e LGPD: Guia

¿Cómo se caracteriza la responsabilidad individual de notarios y registradores?

La responsabilidad de notarios y registradores (titulares de oficinas notariales y registrales en Brasil) es directa e individual. Los titulares de las serventías extrajudiciales responden por los daños causados a terceros por culpa o dolo en la prestación de los servicios. También responden por los actos practicados por sus dependientes autorizados (escreventes e substitutos).

La responsabilidad penal es estrictamente personal y subjetiva. La legislación penal brasileña no admite responsabilidad penal objetiva ni responsabilidad penal de la persona jurídica de la oficina, ya que la serventía extrajudicial no posee personalidad jurídica propia.

En términos penales, el notario o registrador responde individualmente solo si realiza, concurre para la realización u omite dolosamente un deber funcional relativo a un acto ilícito tipificado en la ley.

En la esfera administrativa y disciplinaria, el titular responde ante la Corregiduría General de Justicia (Corregedoria-Geral de Justiça) competente. Las sanciones disciplinarias aplicables incluyen advertencia, multa, suspensión y pérdida de la delegación en los casos más graves previstos en la Lei nº 8.935/1994 (Ley de Notarios y Registradores de Brasil nº 8.935/1994).

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¿La oficina notarial o registral puede atender una solicitud de certificación enviada por WhatsApp por un asesor judicial?

No. La oficina extrajudicial no puede facilitar certificaciones o documentos basándose en mensajes informales de aplicaciones como WhatsApp, incluso aunque sean enviadas por asesores o funcionarios del Poder Judicial.

La transmisión de información y certificaciones judiciales entre tribunales y oficinas notariales y registrales debe obedecer a los canales oficiales y homologados de comunicación institucional. Entre estos canales se encuentran los sistemas electrónicos oficiales como CRC-Jud, Penhora Online, SISBAJUD y las plataformas de interoperabilidad del Sistema Electrónico de los Registros Públicos (Lei nº 14.382/2022, art. 3º).

Si un asesor de un juzgado solicita una certificación de defunción o copia de documento por mensaje de WhatsApp, el procedimiento correcto exige orientar al solicitante para que formalice el pedido a través del canal oficial.

La atención mediante mensajes informais vulnera la seguridad de la información y viola los controles de la LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil, Ley nº 13.709/2018). Impide la confirmación de la identidad y de la autoridad del solicitante, generando el riesgo de filtración indebida de datos personales.

La formalización garantiza la trazabilidad del pedido, preserva la cadena de custodia de la información y asegura la adecuada formulación de los asientos en el ámbito del Registro Civil das Pessoas Naturais (Registro Civil de las Personas Naturales).

¿Cuáles son los requisitos de gobernanza y contratación de proveedores externos para premios de calidad como el PQTA?

La obtención de premios de calidad, como el Prêmio Qualidade Total Anoreg (PQTA), y la certificación en normas ISO (como ISO 9001 e ISO 27001) exigen la estructuración de un sistema sólido de gobernanza corporativa en la oficina notarial o registral.

La contratación de empresas externas (prestadores de servicios de TI, limpieza, seguridad, consultoría y custodia de documentos) exige un protocolo previo de homologación de proveedores.

Las etapas fundamentales de este protocolo incluyen:

• Análisis de integridad jurídica: Verificación de certificados negativos laborales, fiscales y civiles de la empresa contratada.
• Contrato con cláusulas de LGPD: Exigencia formal de conformidad con el rol de encargado/encargado del tratamiento (operador de datos), estipulando deber de secreto, deber de notificación de incidentes y penalizaciones en caso de incumplimiento.
• Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA): Definición clara de los plazos de entrega, niveles de disponibilidad de sistemas y soporte técnico.
• Política de Seguridad de la Información: Auditoría del control de acceso lógico y físico concedido al personal externo.
• Formación continua: Realización de capacitaciones periódicas en cumplimiento normativo (compliance) y protección de datos para el equipo interno y proveedores externos.

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¿Cómo se armonizan los principios de publicidad notarial y registral y de protección de datos personales en la rutina diaria?

La publicidad es el principio fundamental de los servicios notariales y registrales, destinado a garantizar eficacia, autenticidad y seguridad jurídica a los actos practicados (Lei nº 8.935/1994, art. 1º). Sin embargo, la publicidad registral y notarial no es irrestricta o ilimitada.

La LGPD se aplica a las oficinas extrajudiciales y exige la ponderación entre el derecho fundamental de acceso a la información pública y la protección del derecho a la intimidad del titular de los datos.

La armonización de ambos principios se produce de la siguiente manera:

• **Certificaciones en extracto (em breve relatório):** Se expiden públicamente para cualquier solicitante, conteniendo los elementos necesarios para demostrar la situación jurídica del acto, sin exponer datos personales excesivos o innecesarios.
• **Certificaciones literales o de texto íntegro (de inteiro teor):** Exigen la acreditación de interés legítimo o autorización judicial en supuestos específicos legalmente protegidos (como secreto de sumario, datos sensibles del registro civil o adopción).
• Búsquedas por CPF/CNPJ: Están disciplinadas por las resoluciones del Consejo Nacional de Justicia (Conselho Nacional de Justiça - CNJ) y por el SERP, con el fin de evitar la fiscalización indeseada de patrimonios sin la debida identificación del solicitante (Lei nº 14.382/2022, art. 3º).

El tratamiento de datos personales para la expedición de certificaciones se ampara en el cumplimiento de una obligación legal por parte del titular, manteniéndose el registro contable y el control de acceso de cada solicitud.

Checklist de gobernanza y compliance notarial y registral

• [ ] Mapeo de datos (Data Mapping): Identificar todos los flujos de recogida, procesamiento, almacenamiento y supresión de datos personales en la oficina.
• [ ] Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD/RIPD): Elaborar el documento de evaluación de riesgos para procesos que traten datos sensibles o a gran escala.
• [ ] Política de Seguridad de la Información: Definir reglas formales de contraseñas, acceso biométrico, control de perfiles de usuario y uso de dispositivos móviles.
• [ ] Matriz de control de proveedores externos: Exigir compromiso de confidencialidad y cláusulas de conformidad con la LGPD en todos los contratos de prestación de servicios.
• [ ] Canal de atención al titular de datos: Habilitar un medio accesible para que los usuarios y ciudadanos soliciten información sobre el tratamiento de sus datos.
• [ ] Plan de Respuesta a Incidentes: Mantener un protocolo de contingencia y notificación a la Corregiduría y a la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) en caso de filtración de datos.

Na prática

Caso 1: Solicitud informal de documento mediante aplicación por funcionario de la Administración de Justicia

Una oficina de registro civil recibió un mensaje de WhatsApp enviado por un asesor de un juzgado de familia pidiendo la emisión urgente de un segundo ejemplar de certificado de defunción. El oficial del registro le informó amablemente de que debía utilizarse el sistema oficial CRC-Jud o la vía postal formal. La oficina facilitó el canal oficial el mismo día y tramitó la solicitud dentro del plazo legal con registro de auditoría, garantizando la protección de los datos personales afectados.

Caso 2: Auditoría de conformidad con la LGPD en la contratación de software de gestión

Durante el proceso de preparación para la auditoría del PQTA, una notaría (tabelionato de notas) identificó que el contrato mantenido con la empresa proveedora del sistema informático no contenía cláusula de responsabilidad sobre datos personales. El notario formalizó un anexo contractual estableciendo las obligaciones del proveedor en su condición de encargado del tratamiento de datos, previendo pruebas periciales de vulnerabilidad cada seis meses. La medida elevó la puntuación de la oficina en los criterios de gobernanza y seguridad jurídica.

O que costuma dar errado

• Atender solicitudes informales de autoridades: Enviar copias de actos o datos de usuarios por redes sociales o correos electrónicos personales no institucionales. Corrección: Exigir la formalización mediante oficio firmado digitalmente o a través de los sistemas electrónicos homologados por el CNJ.
• **Expedir certificación literal (de inteiro teor) sin verificar los supuestos legales de reserva:** Facilitar información sobre datos sensibles (como adopción o cambio de género) sin requerimiento judicial o autorización legal. Corrección: Aplicar la comprobación previa de la naturaleza del asiento antes de emitir la certificación.
• Omitir la firma de compromisos de confidencialidad con colaboradores externos: Permitir el acceso de técnicos informáticos o terceros a las bases de datos de la oficina sin vínculo contractual expreso sobre la LGPD. Corrección: Incluir anexos específicos de confidencialidad y conformidad con la LGPD en todos los contratos de prestación de servicios.
• Confundir publicidad con libre acceso indiscriminado a la base de datos: Considerar que la publicidad registral autoriza el rastreo automatizado de datos por parte de empresas privadas. Corrección: Restringir accesos automatizados y cumplir las resoluciones del CNJ sobre búsquedas integradas.

Base legal

• Lei nº 8.935/1994, art. 1º — Establece que los servicios notariales y registrales son de organización técnica y administrativa destinados a garantizar la publicidad, autenticidad, seguridad y eficacia de los actos jurídicos Lei nº 8.935/1994, art. 1º.
• Lei nº 8.935/1994, art. 6º — Define las atribuciones y deberes de los notarios en la formalización de actos y custodia de los libros Lei nº 8.935/1994, art. 6º.
• Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I — Regula las disposiciones generales del foro extrajudicial, fiscalización y cumplimiento administrativo (compliance) de las oficinas Provimento CNJ nº 149/2023, Livro I.
• Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II — Define la consolidación de normas relativas a los servicios notariales y registrales en el ámbito nacional brasileño Provimento CNJ nº 149/2023, Livro II.
• Lei nº 14.382/2022, art. 3º — Instituye el Sistema Electrónico de los Registros Públicos (SERP) para modernizar la atención intercartorial y la transmisión de información Lei nº 14.382/2022, art. 3º.
• Nota normativa sobre la Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — La Ley General de Protección de Datos Personales se aplica a las oficinas notariales y registrales para garantizar que el tratamiento de datos personales se realice con finalidad pública, transparencia y seguridad.

Perguntas frequentes

¿Cómo funciona la gestión notarial y registral integrada en las normas del CNJ y la LGPD?

La gestión notarial y registral integrada concilia las normas administrativas y técnicas fijadas por el CNJ con los principios de protección de datos de la LGPD. Las rutinas internas de la oficina incluyen el mapeo de procesos, la implementación de medidas de ciberseguridad y la formación continua de los oficiales. El objetivo es asegurar la plena validez de los actos notariales y registrales con absoluta integridad y transparencia.

¿Cómo se caracteriza la responsabilidad individual de notários e registradores?

La responsabilidad civil del titular de la serventía es subjetiva y personal por los daños que cause en el ejercicio de su función pública. En la esfera penal, la responsabilidad está estrictamente individualizada y exige la acreditación de dolo o culpa del titular. La oficina extrajudicial no tiene personalidad jurídica propia, por lo que la responsabilidad no recae sobre la serventía como institución, sino sobre el delegado titular.

¿La oficina notarial o registral puede atender una solicitud de certificación enviada por WhatsApp por un asesor judicial?

No. Las solicitudes de certificaciones realizadas por canales informales de mensajería no deben atenderse. Las comunicaciones oficiales entre el Poder Judicial y las oficinas extrajudiciales deben transmitirse mediante los sistemas electrónicos homologados por el CNJ (como CRC-Jud o e-SISP) o mediante oficio firmado digitalmente. La formalización previene la filtración de datos y cumple las directrices de la LGPD.

¿Cuáles son los requisitos de gobernanza y contratación de proveedores externos para premios de calidad como el PQTA?

Para atender a los criterios del PQTA y de las normas ISO, la oficina debe implantar un control riguroso en la homologación de proveedores externos. Esto incluye la exigencia de certificados de regularidad, la firma de compromisos de confidencialidad y la inclusión de cláusulas contractuales relativas a la LGPD. Además, la oficina debe mantener planes formales de contingencia y auditorías periódicas de procesos.

¿Cómo se armonizan los principios de publicidad notarial y registral y de protección de datos personales en la rutina diaria?

La armonización se produce delimitando la forma y el alcance de la publicidad. Los actos notariales y registrales mantienen su publicidad legal mediante la expedición de certificaciones. Sin embargo, el suministro de certificaciones literales (de inteiro teor) con datos sensibles o información protegida por reserva legal requiere la validación del interés legítimo del solicitante o autorización judicial, impidiendo el uso indebido de los datos para fines ajenos al acto.

Rodapé editorial

Texto elaborado por el equipo editorial del 5º Tabelionato de Notas de Recife.

Fecha de revisión jurídica: 12 de octubre de 2026.

Versión: 1.0.

Aviso: Este contenido tiene carácter exclusivamente informativo e institucional, destinado a aclarar el funcionamiento de la gestión notarial y registral y del cumplimiento normativo extrajudicial en Brasil. No sustituye la consulta directa a las normas oficiales de los órganos de inspección ni el asesoramiento jurídico adecuado para casos concretos.

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